4 маст хэв функций Битрикс24 для эффективных процессов в агентстве

В этой статье решила разобрать основные функции в Битрикс24, которые помогают агентству функционировать слаженно.

CRM для счетов

Так как в агентстве абонентская система оплаты и клиенты оплачивают всегда в разные даты, часто происходит путаница. А выставили ли счет? А оплатил ли клиент? А напомнили ли ему? До Битрикс24 у нас все это было в чатах, мы постоянно путались, из-за этого было много задержек.

Сейчас процесс выглядит так:

• ассистент в соответствии с календарем оплат выставляет счета в CRM-систему,
• далее проджекты высылают счет клиенту и обновляют статус в CRM-системе,
• если клиент оплатил, ассистент закрывает счет,
• если клиент не оплатил в течение 3 дней, счет переносится в статус "долг",
• далее счета перемещаются по статусам "напомнили 1 раз", "напомнили 2 раза".

Что это дало?

Эта система помогла мне отойти от вопроса курирования счетов, уменьшило количество долгов, облегчила работу проджектам.

CRM для продаж

Долгое время мы пренебрегали этим, лиды не учитывались, были просто в мессенжерах или на почте.

Как это выглядит сейчас:

• Лиды автоматически заносятся в Битрикс, в карточке клиента помечается вся информация о брифе, записывается звонок, источник и задачи по клиенту.

Что это дало?

• Аналитика. В Битриксе есть возможность автоматических отчетов, это облегчило анализ состояния продаж.
• Менеджмент. Не теряются лиды и информация по ним. Бриф можно всегда переслушать и восстановить в памяти

База знаний

Базу знаний мы также ведем в Битриксе. Я убеждена, что все регламенты должны быть в месте, где ведется работа. Да, создавать ее в Битриксе - то еще удовольствие, но приноровиться можно. Таким образом, сотрудникам удобно пользоваться ей.

Идеальная база знаний - эта та, которой пользуются.

В базе знаний, есть несколько основных разделов:

• Введение - регламенты по общим процессам
• Отдел трафика - регламенты и гайды по рекламе
• Отдел контента - регламенты и гайды по конетнту
• Отдел hr - регламенты и гайды по найму
• Отдел проектного управления - регламенты и гайды для проджектов
• База курсов - доступы и материалы по курсам, которые приобретало агентство

Что это дало?

1. Обучение новых сотрудников. При вводе в должность руководитель не забывает сообщить о том или ином правиле, так как проходит по структуре. Также новичку просто все изучить и быстро влиться в работу.
2. Все материалы собраны в одном месте. Ничего не теряется, а команда и мы не тратим время, чтобы отыскать в чатах какое-то обучение.
3. "Что написано пером, не вырубишь топором". То, что занесено в базу знаний - это правила, о которых мы все договорились. Чтобы не было возможности думать, что это было не обязательно.

Шаблоны задач

В агентстве всегда есть пул задач, которые повторяются из проекта в проект. Например, запуск проекта - это блок из нескольких чек-листов, по которым проходится специалист.

Как это работает?

При совершении шаблонной задачи сотрудник добавляет себе чек-лист из "шаблона задач".

Что это дало?

1. Удобство. Я на себе опробовала чек-листы, по ним правда удобно решать задачи, не тратишь время, чтобы вспоминать все ли сделано.
2. Сократилось количество мелких косяков. Ранее были всякие мелочи, которые забывали делаться, например, при передаче проекта передать дизайн-материалы, которые скидывает клиент, теперь по чек-листам это всегда отправляется команде и так далее.