Как адаптировать трафик-специалиста к внутренним регламентам digital-агентства?

Это 2 статья из цикла «Менеджмент рекламного отдела в агентстве»

Предыдущие две статьи:

1. Зачем нужен руководитель отдела и в чем его роль?
2. Как нанимать трафик-специалистов middle уровня и выше?

Сегодня же мы поговорим об адаптации специалистов в агентстве. Напоминаю, что с вами Антон из канала «Digital-галера», а весь материал я рассказываю на опыте развития нашего с партнером агентства Белый Квадрат.

Итак, начинаем!

Процесс адаптации нового трафик-менеджера я делю на 2 вектора:

1. Комфортное существование человека в коллективе в первые недели работы: без стресса и нервов. Этот пункт больше про сотрудника, его комфорт, спокойствие и удовольствие от работы.
2. Переход человека к стандартам и регламентам нашего агентства. Этот пункт больше про интересы агентства: чтобы работа шла в нужном нам темпе и формате.

Далее разберем инструменты, которые помогают работать с человеком по каждому из 2 направлений.

Адаптация человека в коллективе

1. Вводный инструктаж — лекция примерно на 60 минут от прямого руководителя сотрудника. Это первое, с чем сталкивается человек на новом месте работы. Цель этой лекции - рассказать об агентстве, ключевых кейсах, иерархии и структуре компании, показать основные правила работы (что делать можно, а что нельзя).

Инструктаж обязательно отражает:

• Кто прямой руководитель сотрудника, как когда и в каком формате можно получать от него фидбек;
• Имена-фамилии, фотографии и роли других ключевых людей в агентстве, которые ему могут понадобиться. Как выглядит проджект? Кто дизайнер? итд;
• График работы, начисления ЗП, отпусков и выходных;

2. Обзор базы знаний — руководитель с демонстрацией экрана показывает сотруднику, как работает база знаний, и какие разделы ему нужно посмотреть первым делом. Через базу знаний идет автоматизация значительной части адаптации, тк там есть ответы на 80% вопросов. Имея такой ресурс под рукой, у человека гораздо меньше стресса на работе, тк в случае затупа, ему не надо "унижаться" и идти к кому-то за помощью, он может сам найти всю информацию в базе знаний.

3. Регулярные фидбек-сессии от руководителя. У меня нет четкого графика, но я стараюсь регулярно давать и запрашивать фидбек у новых сотрудников. График примерно такой:

• Первую неделю ежедневно списываемся/созваниваемся в конце рабочего дня с обсуждением вопросов и сложностей, если они есть. В конце первой недели я спрашиваю у человека развернутый фидбек по работе: что нравится, что нет, чего не хватает, его пожелания. Это помогает снять стресс у человека, он понимает, что к его мнению прислушиваются. Также я сам даю фидбек и указываю на те вещи, которые меня беспокоят, если они есть.
• В течение второй недели количество фидбек-сессий сокращается примерно до 2 в неделю.
• После 2 недели я примерно раз в 14-21 дней спрашиваю фидбек у человека, и даю его сам.
• После 2 месяцев адаптация человека обычно завершается, и он переходит в обычный режим работы

4. Small talk на планёрках. В начале еженедельных планёрок мы стараемся немного поговорить просто о жизни: у кого как прошли выходные, чем занимались итд. Это помогает расслабить и вовлечь человека не только в рабочее общение, но и более личное. В целом small talk'и сохраняются и дальше, они есть не только с новичками.

Переход к работе по регламентам агентства

Тут стоит сразу сделать отметку, что нового человека проще всего приучить к работе по вашим стандартам. Со старичками это дело сложнее. Однако, даже самый мотивированный новичок перестанет следовать регламентам, если увидит, что остальные (в тч вы сами) их не соблюдают. Помните об этом.

1. Поэтапный запуск проекта под присмотром руководителя.

Мы не даем таргетологам просто так проект, мол «вот держи проект, запускай сам». Сначала мы постепенно запускаем его вместе с ним, проходя каждый этап и показывая, как делаем мы в агентстве. Таким образом за неделю человек прошел все этапы запуска и понимает, что и как нужно делать. Да, это долго, зато у человека хорошо усваивается алгоритм запуска.

В общих чертах он состоит из следующих этапов:

• Конкурентная аналитика
• Анализ структуры целевой аудитории проекта;
• Постановка ТЗ на баннеры;
• Написание рекламных текстов;
• Прописание структуры рекламной кампании;
• Непосредственно перенос в рекламный кабинет и запуск.

В среднем, 1 день = 1 этап. Человек делает задачи на своем первом рабочем проекте, руководитель проверяет и дает корректировки.

2. «Карта пути новичка в агентстве»

Чтобы автоматизировать пункт 1, я сделал недельный текстовый гайд с заданиями на каждый день. По сути это похоже на одну большую игру, где за неделю человек изучает все наши регламенты, смотрит лекции и сдаёт материалы руководителю.

Каждый день включает в себя:

• Цель на день - чего мы хотим добиться к вечеру;
• Задачи на день - практические задачи со ссылками на материалы;
• По результатам дня - оцифрованные результаты, которых нужно добиться к концу дня;
• Полезные материалы - прочие полезные материалы, которые могут помочь на данном этапе;

Такая автоматизация адаптации очень сильно упростила мне жизнь, кратно снизилось количество трудозатрат на вывод сотрудника. Самое главное при таком подходе - регулярно общаться с человеком, иначе он на наделю почти выпадает из жизни, теряется связь с ним и коммуникация, что несет за собой риски.

Не забывайте подписываться на наш телеграм канал (если вы еще не) — https://t.me/dgalera