Планирование задач для руководителя маркетингового агентства

Знаете же мем про горящий велосипед и работу в агентстве? Это максимально жизненно, задач всегда много, всегда все срочно и нужно было "завтра". Это статья о том, как я управляю своими задачами. Эту систему я вырабатывала долго, перепробовала кучу такс-менеджеров, но кажется, сейчас я достигла дзена :)

Для планирование задач использую две системы:

- Битрикс 24
- Google-календарь

В Битриксе хранится весь список задач, разделенных во вкладке "Мой план" по разделам:

1. Не спланированы

В это раздел прилетают задачи, которые ставят мне. Например, согласовать КП. Или задачи, которые я ставлю сама себе из чата. Далее я их сортирую по разделам.

2. Операционка
Срочная рутина, задачи по проектам.

Задачи, которые перемещаются сюда всегда проходят фильтр: могу ли я это делегировать?

3. Продажи
Задачи по отделу продаж.

4. Развитие агентства
Тут все понятно из названия :) В этом разделе, например, могут быть задачи по регламентам, улучшению процессов и так далее.

5. Низкий приоритет
В этот раздел идут все задачи, которые сейчас не так актуальны.

Важно разделять 4 и 5 разделы, чтобы стратегические задачи не превратились в ворох, до которого руки не дойдут никогда.

6. Идеи
Идеи быстро приходят и также быстро уходят, поэтому коплю их, далее выношу на обсуждения на планерке.

Удобно ли туда вносить задачи? Не долго?
Очень удобно. Это можно делать в один клик. Для скорости можно не привязывать задачи к проектам.

Планирование времени в календаре
Вечером каждого буднего дня я прохожусь по списку задач и выделяю время под каждое из них в календаре на следующий день. Так я объективно понимаю свою загрузку, сроки решения тех или иных задач.

Мой день выглядит примерно так:

Удобный лайфхак, если вы руководитель и замечаете, что день прошел, а все, что вы делали это бесконечные переписки:

У меня выделено стандартное время на решение регулярных задач. Например, каждый день утром и вечером по полчаса я переписываюсь с Владой (нашим менеджером по продажам), отвечаю на ее вопросы, согласовываю КП, задаю вопросы ей.

Таким образом наши переписки не растягиваются на весь день. Мы точно знаем, когда получим друг от друга быстрый ответ.

Сначала казалось, что этого времени не хватит, что будет неудобно. Но нет, часа в день более, чем достаточно, чтобы все обсудить.

У Антона, например, выделен час в день для общения с таргетологами. Говорит, работает тоже отлично.

Задачи, до которых "руки не доходят никогда"
Очень удобно под них выделять себе время. Вы не доступны для всех, вы пишите регламенты, смотрите курсы, строите планы и так далее.

Зачем это нужно и почему классно?

• У всех есть доступы к моему календарю, поэтому при планировании созвона сразу видно занята я или нет. Мы в агентстве не спрашиваем друг друга, когда кто может, если в календаре свободно, значит можно поставить планерку. Поэтому я так задачами занимаю себе время, чтобы точно их сделать и ничего не может нарушить мои планы.
• Я строго отношусь к расписанию, выделенное время под задачу — время этой задачи. Так как заранее спланировано, я настроилась, у меня нет тяги откладывать.
• Меня не ищут, если вдруг появляется вопрос. Есть время, когда я появлюсь и отвечу. Всем спокойно.

Вместо вывода

1. Группировка задач в Битрикс 24. Это удобно, потому что вы свой день можете собирать из разных групп задач. Также вы видите, что можете делегировать.
2. Бронирование времени в календаре под регулярные задачи и переписки. Удобно, потому что общение не растягивается на день. Вас не отвлекают.
3. Планирование времени в календаре удобно, потому что вы четко осознаете загрузку, а также меньше опираетесь на настроение: "В расписании стоит, уже настроился и сделаю".

Если у вас совсем ахтунг из задач, то никакая система планирования вам не поможет, нужно делегировать :)